CRÉER UN MESSAGE D'ABSENCE
AUX COURRIELS ENTRANTS DANS
MICROSOFT OUTLOOK 2019

Vous vous absentez pour quelque temps: voyage, vacances, maladie, mortalité, etc. Vous voulez informer à ceux et celles qui tenteront de vous contacter par courriel pendant votre absence.

Un bon moyen d'informer vos contacts de votre absence est de rédiger un court message explicatif qui sera retourné automatiquement à chaque courriel entrant.

La procédure qui suit donne la marche à suivre pour réaliser un tel message dans Microsoft Outlook 2019. Bien que quelque peu laborieux à faire, une fois le message installé, il sera ensuite facile de l'activer ou de le désactiver au besoin.

CRÉATION D'UN MESSAGE D'ABSENCE

    DÉMARRER MICROSOFT OUTLOOK 2019

  1. Menu: Accueil et Nouveau courrier;
  2. Écrire le message d'absence dans la fenêtre du bas;
  3. Menu: Fichier et Enregistrer sous;
  4. À la petite fenêtre Type, choisir: Modèle d'Outlook (*.oft);
  5. Donner un nom à votre fichier de message d'absence. Ex: Absence;
  6. Bouton: Enregistrer;
  7. Fermer la fenêtre du message sans l'enregistrer.

    RETOUR À LA FENÊTRE PRINCIPALE

  8. Onglet: Accueil;
  9. Dans le ruban, cliquer sur le groupe: Déplacer et Règles;
  10. Cliquer sur la dernière ligne: Gérer les règles et les alertes...;

    RÈGLES ET ALERTES

  11. Cliquer sur l'onglet: Nouvelle règle;
  12. Sous le 3e paragraphe intitulé: Démarrer à partir d'une règle vierge,
    cliquer sur: Appliquer la règle aux messages que je reçois;
  13. Bouton: Suivant >.

    QUELLE(S) CONDITION(S) VOULEZ-VOUS VÉRIFIER?

  14. Cocher la case: où j'apparais dans la zone À;
  15. Bouton: Suivant >;

    QUE VOULEZ-VOUS FAIRE DE CE MESSAGE?

  16. Cocher la case: répondre en utilisant un modèle spécifique;
  17. Dans la fenêtre du bas, cliquer sur: un modèle spécifique;
    Si la rubrique un modèle spécifique n'apparait pas, c'est que la création d'un modèle d'Outlook(*.oft) au tout début de la procédure ne s'est pas bien enregistrée.

    SÉLECTIONNER UN MODÈLE DE RÉPONSE

  18. Rubrique: Regarder dans, choisir: Modèles dans le fichier système;
  19. Cliquer sur le message d'absence que vous avez créé précédemment;
  20. Bouton: Ouvrir;
    Le chemin d'accès de votre message est affiché dans l'encadré du bas;
  21. Bouton: Suivant;

    EXISTE-T-IL DES EXCEPTIONS?

  22. S'il existe des exceptions à la réponse automatique, cochez les cases correspondantes puis cliquez sur Suivant. À partir de maintenant, une réponse indiquant votre absence sera systématiquement envoyée aux messages que vous recevrez.

    FIN DE LA PROCÉDURE

  23. Bouton: Suivant >
  24. Bouton: Terminer.

ACTIVER OU DÉSACTIVER LES RÈGLES

DÉMARRER MICROSOFT OUTLOOK S'IL Y A LIEU

  1. Dans le menu: Accueil;
  2. Dans le ruban: Déplacer et Règles;
  3. Choisir: Gérer les règles et les alertes...;
  4. Cocher ou décochez les règles s'il y a lieu;
  5. Bouton: Ok;